Prontuário ocupacional: guardar, transferir, não vazar.
O prontuário ocupacional é o único registro capaz de demonstrar, anos depois, quando um agravo apareceu. É também o documento de SST com o maior potencial de dano quando manuseado sem critério.
Três obrigações distintas convivem no mesmo bloco da NR-07, e elas costumam ser tratadas como uma só. Separá-las resolve a maior parte das dúvidas.
1. Quem registra, e onde
Duas informações práticas nesse item. O registro é individual — não é planilha de acompanhamento. E a responsabilidade é médica, com uma regra supletiva expressa para o caso de organização dispensada de PCMSO: nessa hipótese, responde o médico que realizou o exame.
Vale registrar o que isso significa para as microempresas dispensadas do programa: dispensa de PCMSO não é dispensa de prontuário.
2. Vinte anos — contados do desligamento
Três detalhes que mudam o cálculo do prazo:
- a contagem começa no desligamento, não na data do exame — para quem trabalhou vinte anos na empresa, a guarda total passa de quarenta;
- o dever de manter é da organização, e não da clínica prestadora;
- os Anexos podem estabelecer prazo diverso — é o caso, por exemplo, dos controles ligados a agentes cancerígenos e a radiações ionizantes.
3. Troca de médico: transferência formal
É o item que costuma ser descoberto tarde demais. Na troca de prestador, o histórico frequentemente fica com quem saiu — e o programa recomeça do zero, sem base de comparação.
O item tem uma consequência direta no relatório analítico: o 7.6.4 determina que o médico informe no relatório quando não recebeu os prontuários ou considerou as informações insuficientes. Ou seja, a norma previu a falha e criou o registro dela.
O que reduz o risco é simples e cabe no contrato: cláusula de transferência formal ao término, com termo de entrega, inventário do que foi transferido e prazo.
A linha do sigilo, na prática
Aqui está o erro mais comum e mais fácil de evitar. Existem dois tipos de informação circulando em torno do mesmo exame:
| Tipo | Exemplos | Quem pode ver |
|---|---|---|
| Dado de gestão | exame em dia, vencido, agendado; tipo de exame previsto; data | gestão de pessoas, SESMT, CIPA no que couber |
| Dado clínico | resultado, achado, diagnóstico, laudo complementar | prontuário, sob responsabilidade médica |
A planilha compartilhada que traz a coluna "resultado" ao lado da coluna "situação" é o vazamento típico. Ela nasce de uma intenção legítima — controlar vencimentos — e resolve isso expondo o que não precisava.
A NR-05 desenha a mesma fronteira do outro lado: a alínea "g" do item 5.3.1 autoriza a CIPA a requisitar informações sobre segurança e saúde, incluindo as CAT emitidas, resguardados o sigilo médico e as informações pessoais.
O que o ASO leva, e o que ele não leva
O ASO informa aptidão, não diagnóstico. Ele traz o nome do exame realizado e a conclusão sobre aptidão; o resultado detalhado permanece no prontuário. Essa separação é o que permite que o atestado circule na relação de trabalho sem transportar dado clínico.
Meio eletrônico é permitido
O item 7.6.1.3 admite prontuários em meio eletrônico, "desde que atendidas as exigências do Conselho Federal de Medicina". A norma trabalhista remete à norma médica — o que significa que a decisão sobre requisitos técnicos de guarda digital não é da área de SST da empresa nem do fornecedor do software.
Numa conferência, três perguntas resolvem esse bloco: onde os prontuários estão guardados hoje, quem tem acesso a eles, e o que acontece quando o médico responsável mudar. Quando as três têm resposta escrita no programa, o risco documental cai muito — e o custo disso é um parágrafo.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo guardar o prontuário ocupacional?
No mínimo 20 anos <b>após o desligamento</b> do empregado (item 7.6.1.1 da NR-07), salvo previsão diversa nos Anexos da norma.
De quem é a responsabilidade pela guarda?
Da organização. O item 7.6.1.1 atribui a ela a manutenção do prontuário; o registro dos dados é de responsabilidade médica, nos termos do item 7.6.1.
O RH pode ter acesso ao resultado dos exames?
Resultado é dado clínico e pertence ao prontuário, sob responsabilidade médica. Para gestão, o que circula é a <b>situação</b> do exame — em dia, vencido, agendado — e a conclusão de aptidão do ASO.
E quando a empresa troca de médico ou de clínica?
O item 7.6.1.2 obriga a organização a garantir a transferência <b>formal</b> dos prontuários ao sucessor. Se ela não ocorrer, o item 7.6.4 determina que o fato seja informado no relatório analítico.
Fontes
Toda afirmacao normativa deste texto foi conferida na fonte oficial, com o item citado.
- Ministério do Trabalho e Emprego · NR-07 — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (texto vigente) · itens 7.6.1, 7.6.1.1, 7.6.1.2, 7.6.1.3 e 7.6.4 Acesso em 22/08/2026
- Ministério do Trabalho e Emprego · NR-05 — Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e de Assédio (texto vigente) · item 5.3.1 Acesso em 22/08/2026